CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG e-MAIL

(Áp dụng cho Administrator and User)

 

0.                   ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ

-         ISP : Internet Server Provider - Nhà Cung Cấp Dịch Vụ

-         IT   : Information Technology - Công Nghệ Thông Tin (CNTT) hoặc Người làm về CNTT.

-         SPAM : Mail rác, mail quảng cáo, mail không muốn nhận

-         Profile: Hồ sơ thông tin cá nhân

-         Blacklist: Danh sách đen

-         Mail Robots: Giống như mail của người sử dụng, nhưng nó có tính năng tự động trả lời cho người gửi khi có mail đến.

-         Mailling List: Tạo Mail Group cho nhóm người dùng hay là mail đại diện cho các phòng ban.

-         Sender: Người gửi thư đến.

-         Recipient: Người nhận thư.

 

I.                   ĐỐI VỚI NGƯỜI DÙNG

-         Đăng nhập vào hệ thống với username chính là địa chỉ eMail của mình. Vd: sale@domain.com Nếu chỉ gõ là sale là sai.

-         Không được phép Attach file có kích thước dung lượng lớn hơn 10 MB

-         Không được phép Attach file thực thi như: .exe, .bat, .com, …

-         Không được phép CC, BCC hoặc TO quá 20 người trong 01 lần gửi eMail.

-         Không được sử dụng các Tool gửi mail tự động để quảng cáo ra bên ngoài. Nếu người dùng có nhu cầu gửi Mail-Lists ra bên ngoài thì vui lòng liên hệ người quản trị của Bạn để có giải pháp cho SPAM Mail ra bên ngoài.

          User chỉ được phép gửi 50 eMail trong 01 ngày. Chính sách này chỉ áp dụng cho Outlook Express, không áp dụng cho Webmail và chiều nhận mail về. Nếu người dùng có nhu cầu gửi nhiều hơn 50 eMail trong ngày thì phải đăng ký trả thêm cho phí dịch vụ MailPlus (Dịch vụ cộng thêm trên eMail). Nếu như máy tính người dùng bị Virus phát tán mail lên Server và đạt đến ngưỡng 50 eMail/ngày thì mặc nhiên User đó không thể gửi mail ra bên ngoài được và phải đợi đến ngày hôm sau mới gửi được. Trong những trường hợp này thì khách hàng vui lòng PHẢI sử dụng Webmail để gửi eMail ra bên ngoài.

-         User bị sự cố về eMail thì xin vui lòng liên hệ IT của công ty các bạn. ISP chúng tôi chỉ tiếp nhận và xử lý thông tin qua IT của các bạn. Nếu như công ty quý khách không có đội ngũ IT thì chỉ định cho chúng tôi một ai đó để tiếp nhận và xử lý thông tin.

-         Khai báo thông số trong Outlook Express:

               Incomming Mail: pop3.yourdomain

               Outgoing   Mail: smtp.yourdomain

                       Username:  your email address

                       Password: * * * * * * *

               Chú ý là phải chọn vào mục My Outgoing Server require Authentication. Nếu ko chọn vào mục này thì bạn sẽ không gửi mail ra bên ngoài được. Chỉ gửi trong nội bộ mà thôi.

II.                ĐỐI VỚI NGƯỜI QUẢN TRỊ

-         Chịu trách nhiệm quản lý useradmin và mật khẩu của mình.

-         Cung cấp eMail và Điện Thoại để ISP có thể liên hệ khi cần thông báo kịp thời.

-         Không được phép thay đổi Quota eMail của User. Vì chúng tối quản lý theo số lượng Account. Default Số lượng Account và Quota cấp cho User sẽ dựa trên gói Hợp Đồng mà Khách Hàng đã ký.

-         ISP có quyền ngăn chặn những IP đang SPAM Mail lên Server mà không cần thông báo trước. Có thể những IP này là của chính khách hàng. Vì vậy điều kiện để ISP chúng tôi gỡ bỏ IP của quý khách là phải tìm ra được nguyên nhân vì sao SPAM MAIL từ IP đó và giải quyết triệt để nó. Chúng tôi chỉ remove IP của quý khách ra khỏi Blacklist khi và chỉ khi quý khách cho chúng tôi thông tin phản hồi hợp lý.

-         Khi không thể gửi eMail đến địa chỉ nào đó, quý khách vui lòng forward mail lỗi trả về đến địa chỉ sau:  support@scom.vn

III.             CÔNG CỤ QUẢN TRỊ

Email Accounts: Tạo, xóa, sửa eMail accounts trong tên miền của bạn. Số lượng account tùy thuộc vào Hợp Đồng mà Cty của Bạn đã lựa chọn.

 

Mail Robots: Chức năng này cho phép bạn tạo 01 acccount để mà tự động Reply lại cho người gửi . Ví dụ như: Bạn tạo 01 account mail Robot là  info@domain.com với nội dung Auto Reply là: “ Dear, we have received your message …..” . Như vậy là khi có mail đến info@domain.com thì Server sẽ tự động Reply lại cho Sender.

 

Mailing Lists: Tính năng này cho phép bạn tạo các Group cho các phòng ban. Mỗi phòng ban sẽ có 01 trưởng phòng, vì vậy khi tạo Mailing Lists thì các bạn add ownwer là địa chỉ eMail của trưởng phòng. Sau đó các bạn sẽ chọn add subcriber  để đưa các eMail cá nhân của Group vào Nhóm. Chú ý là không được đưa eMail group vào trong Mailing List.

 

Send Vacation Auto-Response: Người dùng và người quản trị có thể Add/remove tính năng này trong từng Profile của eMail Account. Thao tác đơn giản bằng cách chọn và gõ nội dung phản hồi.

 

Spam Detection: Người dùng và quản trị có thể kích hoạt tính năng SPam Detection bằng cách click vào dấu Check Box, hệ thống sẽ tự động sẽ Anti Spam cho từng eMail Account. Tính năng này được xây dựng nhằm mục đích phục vụ SCAN SPAM MAIL cho từng cá nhân. Khi kích hoạt tính năng này thì khả năng bắt nhầm là có nhưng rất ít. Chú ý là khi có SPAM Mail đến hệ thống sẽ tự động phát hiện và lưu nó vào trong thư mục Junk. Để kiểm tra lại những mail này, người dùng sẽ phải sử dụng Webmail để check. Mặc nhiên là thư mục Junk này sẽ không được tạo ra nếu như không có Mail SPAM. Để kích hoạt thư mục Junk này người dùng có thể làm bằng cách sau:

       1. Login bằng webmail

       2. Chọn Menu Folders, các bạn sẽ thấy như sau

       3. Ấn vào nút Subscribe để Active thư mục Junk. Nếu như bạn không thấy thư mục Junk như hộp thoại trên thì có nghĩa là Bạn chưa Active tính năng Spam Detection hoặc đã Active Spam Detection nhưng chưa có mail SPAM. Chú ý là khi đã ấn vào Subscribe thì các bạn phải logout khỏi webmail và login lại.

IV.             BLACKLIST RECIPIENTS

 

V.               BLACKLIST SENDERS

 

VI.             BLACKLIST IP ADDRESS

 

The possible values of CODE are listed below:

CODE Description Related Option(s)
ALLOWED The message passed all filters. qmail may still bounce the message for other reasons, however.  
ALLOWED_AUTHENTICATED The remote client successfully authenticated using SMTP AUTH with spamdyke. If qmail is patched to provide SMTP AUTH, this code will never be used. This message is only printed in full log files ; the normal log will only contain ALLOWED.  
ALLOWED_TLS The remote client successfully started a TLS session with spamdyke. This message is only printed in full log files ; the normal log will only contain ALLOWED.  
DENIED_ACCESS_DENIED The connection was blocked because the remote server's IP address or rDNS name was found in the access file with a deny command. access-file
DENIED_AUTH_REQUIRED The message was blocked because the remote server has not authenticated, which is required. filter-level
DENIED_BLACKLIST_IP The connection was blocked because the remote server's IP address is blacklisted. ip-blacklist-entry
ip-blacklist-file
DENIED_BLACKLIST_NAME The connection was blocked because the remote server's rDNS name is blacklisted. rdns-blacklist-entry
rdns-blacklist-file
rdns-blacklist-dir
DENIED_EARLYTALKER The connection was blocked because the remote server began sending data before the SMTP greeting was issued. greeting-delay-secs
DENIED_GRAYLISTED The recipient was blocked because the sender/recipient combination was graylisted. The SMTP connection continues after this error occurs. graylist-level
DENIED_IDENTICAL_SENDER_RECIPIENT The connection was blocked because the sender's email address is the same as the recipient's email address. reject-identical-sender-recipient
DENIED_IP_IN_CC_RDNS The connection was blocked because the remote server's IP address was found in the remote server's rDNS name and the remote server's rDNS name ends in a country code. reject-ip-in-cc-rdns
DENIED_IP_IN_RDNS The connection was blocked because the remote server's IP address was found in the remote server's rDNS name and a prohibited keyword was found in the remote server's rDNS name. ip-in-rdns-keyword-blacklist-entry
ip-in-rdns-keyword-blacklist-file
DENIED_OTHER The connection was rejected by qmail (or another downstream filter), not spamdyke.  
DENIED_RBL_MATCH The connection was blocked because the remote server's IP address was found on a DNS RBL. dns-blacklist-entry
dns-blacklist-file
 
DENIED_RDNS_MISSING The connection was blocked because the remote server has no rDNS name at all. reject-empty-rdns
DENIED_RDNS_RESOLVE The connection was blocked because the remote server's rDNS name does not resolve. reject-unresolvable-rdns
DENIED_RHSBL_MATCH The connection was blocked because the remote server's reverse DNS name was found on a right hand-side DNS blacklist (RHSBL) OR because the sender's domain name was found on a right hand-side DNS blacklist (RHSBL). rhs-blacklist-entry
rhs-blacklist-file
 
DENIED_RECIPIENT_BLACKLISTED The recipient was blocked because the recipient email address is blacklisted. recipient-blacklist-entry
recipient-blacklist-file
DENIED_REJECT_ALL The message was blocked because all mail is being rejected. filter-level
DENIED_RELAYING The recipient was blocked because the recipient's domain is not locally hosted and the remote server is not allowed to relay. relay-level
DENIED_SENDER_BLACKLISTED The connection was blocked because the sender's email address is blacklisted. sender-blacklist-entry
sender-blacklist-file
DENIED_SENDER_NO_MX The connection was blocked because the sender's domain has no mail exchanger, making the sender address invalid. reject-missing-sender-mx
DENIED_TOO_MANY_RECIPIENTS The recipient was blocked because the limit was reached for this connection. The SMTP connection continues after this error occurs. max-recipients
DENIED_UNQUALIFIED_RECIPIENT The recipient was blocked because the address had no domain name. The SMTP connection continues after this error occurs.  
DENIED_ZERO_RECIPIENTS The message was blocked because no valid recipients have been specified.  
FAILED_AUTH The remote server attempted to authenticate but the given username and/or password were incorrect. smtp-auth-level
FAILED_TLS The remote client attempted to start a TLS session but SSL negotiation failed.  
TIMEOUT The connection timed out, either in total time or idle time. If the connection was already being blocked for another reason, the code for that error is given as REALCODE. connection-timeout-secs
idle-timeout-secs
TLS_ENCRYPTED The remote server has started a TLS session with qmail. spamdyke does not have access to the server's certificate file, so it cannot decrypt the traffic to log any information about senders or recipients. tls-level
UNKNOWN_AUTH The remote server requested an authentication method spamdyke doesn't support. This shouldn't happen.  

 

 

Chú ý: Chính sách này sẽ được cập nhật và bổ sung theo từng ngày. Vì vậy quý khách vui lòng theo dõi thường xuyên.
Chính sách này được soạn thảo bởi CTy TNHH TM & DV Tin Học HOÀNG TRANG - DOLNASOFT.